Regelgeving inzake alternatieve geschillenbeslechting (ADR) in consumentenzaken

Artikel 1 - Regeling inzake consumentenzaken - Toepassingsgebied

De regeling die is vastgesteld door het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl inzake consumentenzaken voldoet aan de Consumentenwet, Wetgevingsbesluit nr. 206 van 6 september 2005, en in het bijzonder aan de bepalingen van artikel 141 quater, deel V, Consumentenorganisaties en toegang tot justitie – Titel II bis - Buitengerechtelijke geschillenbeslechting, waarnaar hierbij wordt verwezen, en Besluit nr. 150 van 24 oktober 2023.

Het bemiddelingsbureau Concordia et Ius srl heeft zijn statutaire zetel in Palermo, Via G. Sciuti, nr. 180, postcode 90144, tel: 39 091 7725986, fax: 39 091 7725972, e-mail: info@concordiaetius.it en gecertificeerd e-mail: concordiaetius@mypec.eu, is verzekerd bij Allianz met beroepsaansprakelijkheidsverzekering nr. 253111508, heeft btw-nummer 01996100507 en is geregistreerd onder nummer 809 in het register van bemiddelingsbureaus en onder nummer 427 in de lijst van opleidingsinstanties van het Ministerie van Justitie; is geregistreerd in de lijst van ADR-instanties van de Italiaanse Autoriteit voor Communicatieregulering (AGCOM), met directiebesluit 1/2023 van 3 mei 2023. is geregistreerd in de lijst van ADR-instanties van de Transport Regulation Authority (ART) onder protocolnummer 24676/2023; is geregistreerd in de lijst van ADR-instanties (ARERA) onder nummer 2/DACU/2023; is geregistreerd op het ODR-platform van de Europese Commissie, nadat het Ministerie van Handel en Made in Italy (MIMIT) de commissie hiervan op de hoogte heeft gesteld.

De geschillen waarbij het verplicht is om consumentenbemiddeling bij een geaccrediteerde instantie te proberen, zijn:

● Geschillen met betrekking tot de levering en contracten van elektriciteit

● Geschillen met betrekking tot de levering en contracten van gas voor verwarming en koken

● Geschillen met betrekking tot de levering en contracten van water en waterdiensten.

● Geschillen met betrekking tot de levering en contracten van mobiele en vaste telefoondiensten

● Geschillen met betrekking tot de levering en contracten van telecommunicatiediensten

● Geschillen met betrekking tot de levering van internetverbindingen en contracten

● Geschillen met betrekking tot betaaltelevisiecontracten

● Geschillen met betrekking tot de levering en contracten van postdiensten

● Geschillen tussen economische actoren die transportnetwerken, infrastructuren en diensten beheren en gebruikers of consumenten.

1. De ADR-dienst voor consumentengeschillen van het bemiddelingsbureau Concordia et Ius srl biedt de mogelijkheid om commerciële geschillen tussen bedrijven en consumenten op te lossen zonder beperkingen met betrekking tot de nationaliteit van de partijen.

2. Het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl beschikt over deskundige consumentenbemiddelaars die zijn ingeschreven in het daarvoor bestemde register van het Ministerie van Justitie. Om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren, hebben zij een specifieke opleiding in consumentenzaken gevolgd en moeten deze opleiding ook actueel houden door het volgen van relevante specialistische trainingen op dit gebied. Deze opleiding stelt hen in staat de volgende activiteiten te verrichten:

● a) Beheer van verplichte bemiddelingsprocedures in energieaangelegenheden (elektriciteit en gas) en vrijwillige bemiddelingsprocedures met betrekking tot het watersysteem, bij de bemiddelingsinstanties die geaccrediteerd zijn door de Autoriteit voor Energie, Netwerken en Milieu (ARERA).

● b) Beheer van de verplichte bemiddelingsprocedures op het gebied van telefonie, internet en betaaltelevisie bij de bemiddelingsinstanties die geaccrediteerd zijn door de Autoriteit voor Communicatieregulering (AGCOM).

● c) Beheer van geschillen tussen economische actoren die transportnetwerken, -infrastructuren en -diensten beheren en gebruikers of consumenten, overeenkomstig artikel 10 van Wet nr. 118 van 5 augustus 2022 betreffende de Autoriteit voor Vervoersregulering (ART).

● d) Online beheer van geschillen op het ODR-platform van de Europese Commissie, waar de bemiddelingsorganen zijn goedgekeurd op basis van kwaliteitsnormen met betrekking tot eerlijkheid, efficiëntie en toegankelijkheid.

3. Het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl beschikt over deskundige consumentenbemiddelaars die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van geschillen en die over een adequate en specifieke opleiding beschikken, in overeenstemming met de bepalingen van de individuele bevoegde autoriteiten (artikel 141-bis, lid 4, letter a), en voldoet aan de verplichtingen van transparantie, onpartijdigheid en billijkheid jegens de partijen in de procedure en consumenten in het algemeen, door de partijen via jaarverslagen te informeren over de procedurele methoden, de soorten geschillen, de regels voor het indienen van klachten, de criteria die leidend zijn bij het nemen van beslissingen, enz. (artikel 141-bis).

De organisatie bevestigt de persoonsgegevens en het curriculum vitae van elk van de mediators die zijn opgenomen in de lijsten waarnaar wordt verwezen in artikel 3, lid 6 en 7, de door ieder van hen behaalde taalcertificaten en hun honorarium, alsmede, voor elke mediator, hun voldoening aan de vereisten van artikel 8 en hun verbintenis om artikel 141-bis, lid 5 en 7 van de Consumentenwet na te leven.

Overeenkomstig artikel 9, letter c) van decreet nr. 150 van 24 oktober 2023 verbindt het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl zich ertoe om, ook elektronisch, bemiddelingsprocedures uit te voeren voor de oplossing van binnenlandse en grensoverschrijdende geschillen tussen consumenten en professionals die woonachtig of gevestigd zijn in de Europese Unie, in overeenstemming met artikel 141-bis, lid 1, letters a), c), d en e) van het Consumentenwetboek. Het ADR-orgaan stelt een oplossing voor of brengt de partijen samen om een minnelijke schikking te faciliteren.

Overeenkomstig artikel 9, letter h) van Decreet nr. 150 van 24 oktober 2023 verbindt het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl zich ertoe de in letter c) bedoelde procedures uit te voeren in overeenstemming met artikel 141-quater, paragrafen 4 en 5 van het Consumentenwetboek, en de verschuldigde vergoeding voor de verleende dienst toe te passen overeenkomstig de richtlijnen vastgesteld op grond van artikel 141-octies, paragraaf 2 van het Consumentenwetboek.

4. De kwaliteit van de procedure wordt gewaarborgd door de naleving van de ADR-wetgeving inzake consumentenzaken, zoals opgenomen in de richtlijn, en door het toezicht op de activiteiten van de geregistreerde instanties door de bevoegde autoriteit: met name de registratie van de instantie in de door de bevoegde autoriteit beheerde lijst biedt de geregistreerde ADR-instanties een kwaliteitscertificaat, waardoor ze zichtbaarheid op Europees niveau krijgen door hun opname op het ODR-platform.

5. Het beroep op een ADR-procedure doet geen afbreuk aan het recht van de consument of de professional om in beroep te gaan bij de bevoegde rechterlijke instantie (artikel 141, lid 10). Ongeacht de uitkomst van de ADR-procedure behoudt de consument het fundamentele recht om in beroep te gaan bij de bevoegde rechterlijke instantie (dit is een fundamenteel recht dat is vastgelegd in het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens).

6. De classificatie van het consumentenkarakter van het geschil en de waarde ervan worden aangegeven door de partij die het verzoek indient. Voor ADR-procedures die uitdrukkelijk door wettelijke bepalingen worden geregeld, is deze verordening van toepassing waar dit verenigbaar is.

7. De ADR-procedures die onder dit artikel vallen, vallen niet binnen het toepassingsgebied van de bepalingen van wetsbesluit 28/2010.

Artikel 2 - Aanvang van de procedure

De ADR-procedure wordt gestart door een aanvraag in te dienen bij het secretariaat van het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl, waarbij gebruik wordt gemaakt van elk geschikt middel om de ontvangst en gelijktijdige betaling van de procedurekosten aan te tonen. Deze kosten zijn verschuldigd conform de tarievenlijst voor consumentenbemiddeling, vermeerderd met 22% btw zoals wettelijk vereist, in overeenstemming met artikel 33 van decreet nr. 145 van 24 oktober 2023. Het indienen van de aanvraag voor consumentenbemiddeling, alsmede de deelname van de uitgenodigde partij aan de procedure, houdt acceptatie in van deze regels en de in de volgende tabel vermelde tarieven. ADR-procedures voor consumenten hebben altijd een vast tarief van € 10,00 vermeerderd met 22% btw zoals wettelijk vereist. "Professionals", d.w.z. personen die niet als consumenten worden aangemerkt, oftewel natuurlijke of rechtspersonen die de betreffende contractuele relatie zijn aangegaan voor doeleinden die verband houden met hun bedrijf, en "prosumers", d.w.z. personen die zowel producent als consument zijn, betalen in plaats daarvan het bedrag dat in de onderstaande tabel is aangegeven voor de relevante waarde van het geschil, plus 22% btw zoals vereist door de huidige wetgeving.

Het bemiddelingsverzoek moet worden ingevuld met behulp van het formulier dat beschikbaar is op de website www.concordiaetius.it/Mediazione-in-materia-di-consumo en moet de volgende informatie bevatten:

● de identificatiegegevens van de partijen om de in deze verordening bedoelde communicatie mogelijk te maken;

● de identificatiegegevens van de persoon die, indien nodig, zal deelnemen aan en de partij zal vertegenwoordigen in de procedure, met schriftelijke bevestiging van de relevante bevoegdheid tot bemiddeling;

● De beschrijving van de feiten en kwesties die in geschil zijn en het onderwerp van de aanvraag;

● vermelding van de waarde van het geschil, vastgesteld overeenkomstig het Wetboek van Burgerlijke Procedure, volgens de tabellen met bemiddelingskosten in consumentenzaken zoals vermeld in artikel 2 van deze Regeling;

● De identificatiegegevens van de advocaat van de partij, indien aanwezig bij de mediation, met de relevante volmacht.

De bijgevoegde documentatie wordt door de aanvrager geschikt geacht.

Het secretariaat zal de brief waarmee de mediation wordt gestart, per aangetekende e-mail of per gewone post naar de uitgenodigde partij en de aangewezen mediator sturen. Binnen drie dagen na ontvangst van het mediationverzoek zal het secretariaat de verzoekende partij informeren dat het verzoek is geaccepteerd en de naam van de door het hoofd van de organisatie aangewezen mediator meedelen. Hierbij zal de verzoekende partij gebruikmaken van een geschikt middel om de ontvangst te bevestigen en wordt zij verzocht binnen vijftien dagen na ontvangst van deze mededeling te reageren.

Als de uitgenodigde partij instemt met deelname, dient zij haar aanvraag in, betaalt zij tegelijkertijd de in de tarievenlijst voor consumentenbemiddeling vastgestelde kosten, waarna de procedure van start gaat.

ADR-procedures worden volledig uitgevoerd in overeenstemming met de procedures zoals uiteengezet in artikel 5 van deze Verordening, en kunnen daarom ook persoonlijk, elektronisch en op een vereenvoudigde manier worden uitgevoerd, door middel van niet-gelijktijdige uitwisseling van communicatie tussen de partijen en de aangewezen bemiddelaar, met behulp van communicatiemiddelen op afstand, met inachtneming van de regels inzake de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijkheid.

Het verzoek om de ADR-procedure te starten kan door het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl om een van de volgende redenen worden afgewezen:

● De consument heeft geen poging gedaan om contact op te nemen met de betreffende professional om zijn klacht te bespreken, noch heeft hij als eerste stap geprobeerd de zaak rechtstreeks met de professional op te lossen;

● Het geschil is lichtzinnig of roekeloos;

● Het geschil wordt onderzocht of is reeds onderzocht door een ander bemiddelingsorgaan of door een rechterlijke instantie;

● De waarde van het geschil ligt onder of boven een vooraf vastgestelde geldelijke drempel, op een niveau dat de toegang van de consument tot de klachtenafhandeling niet significant belemmert;

● De consument heeft de aanvraag niet ingediend bij de bemiddelingsinstantie.

Concordia et Ius srl ADR binnen een vooraf vastgestelde termijn, die niet korter mag zijn dan één jaar vanaf de datum waarop de consument de klacht bij de professional heeft ingediend;

● Het behandelen van dit soort geschillen zou het effectieve functioneren van het bemiddelingsorgaan van Concordia et Ius srl aanzienlijk kunnen schaden.

De beslissing om de procedure te weigeren is uitsluitend voorbehouden aan de aangewezen mediator, na de daadwerkelijke aanvang van de mediation en de daaropvolgende acceptatie van het verzoek van de uitgenodigde partij. Indien de door de organisatie aangewezen mediator, conform de procedureregels, besluit een aan hem/haar toegewezen geschil te weigeren, kan hij/zij beide partijen die de mediation hebben geaccepteerd, binnen twintig dagen na de acceptatie door de uitgenodigde partij een gemotiveerde mededeling sturen waarin zijn/haar beslissing om het geschil niet in behandeling te nemen wordt toegelicht. Indien deze termijn verstrijkt zonder enige mededeling van de mediator, wordt de mediation op de gebruikelijke wijze voortgezet.

Artikel 3 - De bemiddelaar in consumentenzaken

1. De mediator is verplicht zijn functie uit te oefenen op basis van integriteit en correctheid, zodat de procedure onpartijdig en onafhankelijk verloopt. Hij dient zich tijdens de procedure zodanig te gedragen dat het vertrouwen dat de partijen in hem stellen, behouden blijft en hij immuun is voor externe invloeden en conditionering van welke aard dan ook.

2. De mediator beslist niet over het geschil, maar helpt de partijen een overeenkomst te vinden die zij bevredigend achten voor de oplossing van het geschil. De mediator heeft een specifieke opleiding in mediationtechnieken en een

Specifieke kennis van de sectoren die door de betreffende autoriteiten worden gereguleerd, met name met betrekking tot gebruikersrechten en de kwaliteit van de dienstverlening.

3. De mediator zal in geen geval advies geven over de inhoud van het geschil of de inhoud van een overeenkomst, behalve om te controleren of deze voldoet aan de dwingende bepalingen en de openbare orde.

4. De functies ervan zijn met name:

● een derde bemiddelaar, die de partijen helpt om in dialoog te treden en een gezamenlijke oplossing te vinden voor het geschil ("verzoeningsovereenkomst");

● een derde evaluator die, op verzoek van de partijen of onafhankelijk, en op basis van de ingediende documentatie en de afgelegde verklaringen, een niet-bindend oplossingsvoorstel formuleert.

5. De mediator wordt door het hoofd van de organisatie geselecteerd uit de namen van mediators die geaccrediteerd zijn door de Consumentenbemiddelingsorganisatie. Deze namen staan vermeld op een specifieke lijst die is opgesteld op basis van criteria van competentie en professionaliteit, in overeenstemming met de geldende wetgeving, en die in alfabetische volgorde beschikbaar is op de officiële website van de organisatie.

6. De partijen kunnen gezamenlijk een mediator voordragen uit de namen van mediators die gespecialiseerd zijn in consumentenzaken en die uitdrukkelijk geaccrediteerd zijn door het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl.

7. Het hoofd van de organisatie is echter niet gebonden aan deze aanwijzing en staat het vrij om de mogelijkheid te beoordelen om gehoor te geven aan het verzoek van de partijen.

8. De aangestelde bemiddelaar moet het secretariaat binnen twee dagen na de kennisgeving van zijn aanstelling laten weten dat hij de opdracht aanvaardt.

9. Bij aanvaarding van de opdracht en in ieder geval bij het opstellen van de slotnotulen van de mediation, moet de mediator, indien de uitgenodigde partij zich hier niet aan houdt, een specifieke verklaring van onpartijdigheid en naleving van de Europese gedragscode voor mediators ondertekenen.

10. In ieder geval mag de mediator in de daaropvolgende periode niet de functies van verdediger of arbiter tussen dezelfde partijen en met betrekking tot hetzelfde geschil uitoefenen.

11. De mediator mag zich niet in een van de onverenigbare situaties bevinden die in specifieke wetten en de ethische code zijn vastgelegd, noch in situaties van belangenconflict. In dergelijke gevallen dient de aangewezen mediator af te zien van het aanvaarden van de opdracht, de belemmering aan het hoofd van de organisatie te melden of de opdracht te beëindigen indien de onverenigbaarheid of het belangenconflict zich tijdens de procedure voordoet. De mediator is derhalve verplicht het secretariaat onmiddellijk op de hoogte te stellen van elk feit of elke situatie die op enigerlei wijze tot een mogelijke onverenigbaarheid zou kunnen leiden, zelfs indien deze zich voordoet na aanvaarding van de opdracht en/of tijdens de mediationprocedure.

12. De bemiddelaar moet zijn dienst persoonlijk verrichten.

13. Afhankelijk van de complexiteit van het geschil kan de mediator regelen dat de partijen elkaar persoonlijk of via een webconferentie ontmoeten, met een voorafgaande kennisgeving van ten minste 7 dagen.

14. Het hoofd van het bemiddelingsorgaan, Concordia et Ius srl, kan te allen tijde in overleg met de bemiddelaar een assistent aanstellen om hem bij te staan bij de uitvoering van zijn taken. De vervulling van deze assistentrol is relevant ad adiuvandum voor de voortdurende, middellange termijn opleiding die wettelijk van de bemiddelaar wordt vereist.

15. Alleen indien een dergelijke aanwijzing tegen betaling plaatsvindt, is het noodzakelijk dat alle partijen overeenkomen en zich gezamenlijk verbinden de daarmee samenhangende kosten gelijkelijk te dragen.

16. De partijen kunnen het hoofd van het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl verzoeken om, op grond van gegronde en zwaarwegende, bewezen redenen, de bemiddelaar te vervangen.

17. Het hoofd van het orgaan beoordeelt de geldigheid van de gegeven redenen en deelt zijn of haar beslissing over een eventuele vervanging mee. Indien het verzoek wordt geaccepteerd, benoemt het bemiddelingsorgaan een andere bemiddelaar en vervangt het ook de eerder benoemde bemiddelaar indien deze tijdens de procedure zijn of haar opdracht neerlegt door middel van een schriftelijke en naar behoren gemotiveerde verklaring, die door het hoofd van het orgaan moet worden aanvaard.

18. Het hoofd van de organisatie kan te allen tijde, om praktische redenen, de eerder aangewezen mediator vervangen door de deelnemers aan de mediation hiervan op de hoogte te stellen.

19. Iedere mediator die niet langer voldoet aan de vereisten van artikel 3, lid 11 van de Verordening, of die zijn functie niet langer uitoefent, of die daarom verzoekt, wordt verwijderd van de lijst van consumentenmediatoren van het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl.

Artikel 4 - Het secretariaat

1. Het secretariaat beheert de ADR-dienst in consumentenzaken.

2. Het secretariaat houdt voor elke consumentenbemiddelingsprocedure een register bij, inclusief elektronische gegevens, met aantekeningen over het serienummer, de identificatiegegevens van de partijen, het onderwerp van het geschil, de aangewezen bemiddelaar, de duur van de procedure en de uitkomst ervan, en andere gegevens die nuttig worden geacht overeenkomstig de bepalingen van artikel 141-Quater van het Consumentenwetboek.

3. Het secretariaat verifieert:

● de naleving van het bemiddelingsverzoek met de formele vereisten van deze verordening en met de geldende wetgeving, en de registratie ervan in het daarvoor bestemde register;

● De kosten voor het starten van de mediationprocedure en de kosten van de mediationprocedure zijn betaald. Bovendien zal het secretariaat binnen 3 dagen na ontvangst van het mediationverzoek, in een vorm die de ontvangst bevestigt, het volgende aan de verzoekende partij meedelen:

● De naam van de aangewezen bemiddelaar

● De ontvangstbevestiging van het verzoek om mediation, verzonden aan de uitgenodigde partij of aan de andere partijen:

● Het verzoek om bemiddeling

● De naam van de aangewezen bemiddelaar

● U wordt verzocht uw deelname binnen vijftien dagen na ontvangst van de uitnodiging te bevestigen.

Het secretariaat verifieert de bereidheid van de partijen om deel te nemen aan de ADR-procedure en verzorgt alle noodzakelijke communicatie, die plaatsvindt via de meest geschikte communicatiemiddelen.

4. De mediator deelt het secretariaat mee dat de procedure is afgesloten, waarna het secretariaat de partijen hiervan op de hoogte stelt.

● indien de partij die is uitgenodigd om deel te nemen aan de ADR-procedure uitdrukkelijk weigert deel te nemen;

● indien er ten minste 15 dagen zijn verstreken sinds de uitnodiging aan de uitgenodigde partij, zonder dat het secretariaat een aanvaarding met mededeling van lidmaatschap heeft ontvangen;

● op elk moment verklaren of aantonen dat zij geen interesse hebben in het voortzetten van de ADR-procedure, en dus in geval van een uitdrukkelijk verzoek van de partijen om de mediation met een negatief rapport te beëindigen of om de mediation te beëindigen op verzoek van de partij die om mediation verzoekt;

● wanneer de in artikel 5, lid 8, bedoelde termijn, eventueel verlengd, tevergeefs is verstreken;

● wanneer er een overeenkomst is bereikt tussen de partijen;

● wanneer de door de mediator opgestelde oplossingsvoorstellen aan de partijen worden verzonden en de partijen zich niet aan de geformuleerde verzoeningsvoorstellen houden;

● wanneer de mediator, naar eigen inzicht, het niet nuttig acht om de procedure voort te zetten.

5. Indien de mediation niet heeft plaatsgevonden omdat de uitgenodigde partij niet tijdig haar toestemming heeft gegeven of uitdrukkelijk haar weigering tot deelname heeft meegedeeld en/of de verzoekende partij heeft verklaard dat zij niet wenst door te gaan, zal het secretariaat op verzoek van de verzoekende partij, conform de mediationvergoedingen, een verklaring van beëindiging van de procedure afgeven, ondertekend door de aangewezen mediator.

Het document zal schriftelijk bevestigen:

● a. het indienen van de aanvraag;

● b. het niet naleven van de procedure voor uitgenodigde partijen;

● c. het afzien van mediation door de aanvragende partij;

● d. de beëindiging van de mediationprocedure, om welke reden dan ook.

6. Het secretariaat kan, op aanbeveling van het hoofd van de organisatie, regelen dat de geselecteerde mediators de begeleide stage voltooien naast de aangewezen mediator, mits hun namen vooraf aan de partijen worden meegedeeld. De partijen kunnen de aanwezigheid van de stagiair te allen tijde weigeren of om zijn verwijdering verzoeken. De stagiair mag op geen enkele wijze ingrijpen in de bemiddelingsprocedure en is gebonden aan dezelfde verplichtingen van geheimhouding, onafhankelijkheid en onpartijdigheid als alle mediators.

7. Verantwoordelijkheden van de partijen.

Het is de exclusieve verantwoordelijkheid van alle partijen en derhalve zijn zij persoonlijk verantwoordelijk voor:

● a) het onderwerp van het geschil is onderworpen aan de consumentenbemiddelingsprocedure. Het bemiddelingsbureau Concordia et Ius srl is niet verantwoordelijk voor uitsluitingen, beperkingen, verjaringstermijnen en verbeurdverklaringen die niet tijdig en duidelijk worden gemeld bij het indienen van de aanvraag;

● b) de informatie met betrekking tot het object en de redenen voor het verzoek en de bezwaren daartegen, respectievelijk vermeld in het verzoek/de aanvraag en in de instemming met de bemiddeling;

● c) de identificatiegegevens van de betrokken partijen en de correcte contactgegevens waarnaar de communicatie moet worden verzonden;

● d) de vaststelling van de waarde van het geschil;

● e) de vorm en inhoud van de volmacht aan iemands vertegenwoordiger;

● g) het ontbreken van andere bemiddelingsprocedures met betrekking tot hetzelfde geschil bij andere instanties;

● h) in het algemeen elke verklaring die aan het aangewezen orgaan of de bemiddelaar wordt verstrekt, vanaf het moment van indiening van de aanvraag tot de afsluiting van de procedure.

Artikel 5 - Verloop van de procedure

1. De ADR-procedure kan plaatsvinden:

● Door middel van fysieke ontmoetingen tussen de mediator en de partijen op het hoofdkantoor van het bemiddelingsbureau Concordia et Ius srl; de locatie kan worden gewijzigd met toestemming van alle partijen, de mediator en de directeur van het bureau, op voorwaarde dat de ontmoetingen plaatsvinden op het dichtstbijzijnde kantoor van het bemiddelingsbureau Concordia et Ius srl bij de woonplaats van de consument, indien beschikbaar.

● Het gebruik van communicatiemiddelen op afstand in overeenstemming met de regels inzake de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijkheid.

● Door middel van niet-gelijktijdige uitwisseling van asynchrone communicatie tussen de partijen en de aangewezen mediator, met inachtneming van de regels inzake de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijkheid.

2. De proceduretaal is Italiaans of, op gezamenlijk verzoek van beide partijen, Engels.

3. Het hoofd van de organisatie kan echter, na overleg met de aangewezen mediator, besluiten om fysieke bijeenkomsten te initiëren en/of voort te zetten als alternatief voor het volledig online en vereenvoudigd uitvoeren van ADR-procedures, door middel van een niet-gelijktijdige uitwisseling van communicatie tussen de partijen en de aangewezen conciliator, met behulp van communicatiemiddelen op afstand, met inachtneming van de regels inzake de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijkheid. Het is ook mogelijk, naar goeddunken van de aangewezen mediator, om bijeenkomsten met een gemengde methode te houden, waarbij één partij fysiek aanwezig is en de andere partij op afstand is verbonden via communicatiemiddelen op afstand, met inachtneming van de geldende wetgeving inzake mediation op afstand.

4. De procedure begint binnen 30 (dertig) dagen na de toetreding van de verweerder, tenzij anders overeengekomen tussen de partijen of gerechtvaardigde organisatorische behoeften van de dienst dit vereisen.

5. De partijen nemen persoonlijk deel aan de procedure of, in het geval van rechtspersonen, via hun wettelijke vertegenwoordiger. De partijen kunnen worden vertegenwoordigd door speciaal daartoe gemachtigde personen, via hun eigen vertegenwoordigers met alle noodzakelijke onderhandelingsbevoegdheden.

6. De partijen hebben het recht – maar niet de verplichting – om zich te laten bijstaan door advocaten, vertegenwoordigers van consumenten- of brancheorganisaties of andere vertrouwde personen.

7. In elk geval is het voor elke partij noodzakelijk om het secretariaat tijdig te laten weten wie aan de ADR-procedure of delen daarvan zal deelnemen, alsmede, indien zij worden bijgestaan door advocaten, de volledige persoonsgegevens van de advocaten die hen vertegenwoordigen.

8. Indien de uitgenodigde partij de procedure aanvaardt, duurt deze maximaal 90 dagen vanaf de ontvangst van het verzoek tot aanvang ervan; deze termijn kan, indien nodig, met nog eens 90 dagen worden verlengd; de partijen moeten van deze verlenging en van de nieuwe termijn voor de voltooiing van de procedure op de hoogte worden gesteld (artikel 141-quater, lid 3, letter e). Na 30 dagen vanaf de aanvang van de procedure kan de mediator, tenzij hij verdere besprekingen met de partijen nodig acht om tot een verzoenende oplossing van het geschil te komen, een samenvattend rapport opstellen waarin alleen het onderwerp van het geschil en de vermelding dat er na een vruchteloze communicatie met de partijen een mislukte poging tot verzoening is gedaan, worden vermeld.

9. De mediator leidt de bijeenkomst zonder procedurele formaliteiten en kan de partijen gezamenlijk en afzonderlijk horen, gebruikmakend van alle technologisch beschikbare middelen.

10. In bijzondere gevallen kan het Secretariaat, op gezamenlijk verzoek van de Partijen, een Technisch Bemiddelingsadviseur (CTM) voorstellen, conform de instructies van de Bemiddelaar, op voorwaarde dat alle Partijen die hierom verzoeken zich ertoe verbinden de bijbehorende kosten gelijkelijk te dragen, zonder dat dit onder welke omstandigheden dan ook enige verplichting schept jegens het Bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl, noch jegens de Bemiddelaar, ten gunste van en jegens de uiteindelijk door de Partijen aangestelde adviseur.

11. Het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl beschikt over deskundige consumentenbemiddelaars die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van geschillen en die over een adequate en specifieke opleiding beschikken, in overeenstemming met de bepalingen van de individuele bevoegde autoriteiten (artikel 141-bis, lid 4, letter a), en voldoet aan de verplichtingen van transparantie, onpartijdigheid en billijkheid jegens de partijen bij de procedure en consumenten in het algemeen, door de partijen via jaarverslagen te informeren over de procedurele methoden, de soorten geschillen, de regels voor het indienen van klachten, de criteria die leidend zijn bij het nemen van beslissingen, enz. (artikel 141-bis).

12. De kwaliteit van de procedure wordt gewaarborgd door de naleving van de ADR-wetgeving inzake consumentenzaken zoals opgenomen in de richtlijn en door de monitoring van de activiteiten van de geregistreerde instanties door de bevoegde autoriteit: met name de registratie van de instantie in de door de bevoegde autoriteit beheerde lijst biedt de geregistreerde ADR-instanties een kwaliteitscertificaat, waardoor zij zichtbaarheid op Europees niveau verkrijgen door opname in het ODR-platform.

13. Het beroep op een ADR-procedure tast het recht van de consument of professional om in beroep te gaan bij de bevoegde rechterlijke instantie niet aan. Ongeacht de uitkomst van de ADR-procedure behoudt de consument, overeenkomstig artikel 141, lid 5 van wetsbesluit nr. 6 van 6 september 2006, het fundamentele recht om in beroep te gaan bij de bevoegde rechterlijke instantie (dit is immers een onvervreemdbaar en fundamenteel recht dat is vastgelegd en ondubbelzinnig erkend in het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens).

Artikel 6 - Afronding van de procedure

1. De ADR-procedure eindigt in elk van de volgende gevallen:

● a. Indien de partij die is uitgenodigd om deel te nemen aan de ADR-procedure uitdrukkelijk weigert deel te nemen, op uitdrukkelijk verzoek van de verzoekende partij of na beoordeling door de mediator, zal de mediation worden afgesloten met een negatief rapport of met intrekking van het verzoek;

● b. Indien er ten minste 15 dagen zijn verstreken sinds de uitnodiging aan de uitgenodigde partij, zonder dat de uitnodiging op de voorgeschreven wijze door het secretariaat van de organisatie is aanvaard, inclusief de mededeling van toetreding, zal de bemiddeling worden afgesloten met een negatief rapport;

● c. Indien de partijen die daadwerkelijk aan de mediationprocedure hebben deelgenomen, individueel en/of gezamenlijk verklaren dat zij de mediation willen beëindigen met een rapport van het niet bereiken van een overeenkomst, of door hun gedrag tijdens de mediation aantonen dat zij geen interesse meer hebben in voortzetting van de ADR-procedure;

● d. wanneer de in artikel 5, lid 8, bedoelde termijn, eventueel verlengd, tevergeefs is verstreken;

● e. wanneer er een overeenkomst wordt bereikt tussen de partijen;

● f. wanneer de door de Mediator opgestelde oplossing aan de Partijen wordt toegezonden en de Partijen niet binnen tien dagen na kennisgeving van het voorstel instemmen met het verzoeningsvoorstel, of wanneer de Partijen niet binnen dezelfde periode instemmen met een nieuw voorstel van de Mediator dat naar behoren aan de Partijen is meegedeeld;

● g. wanneer de bemiddelaar, geheel naar eigen inzicht, het niet nuttig acht om de procedure voort te zetten;

2. Als er een overeenkomst wordt bereikt, stelt de mediator een rapport op met de tekst en de voorwaarden van de overeenkomst. Als de bemiddeling mislukt, stelt de mediator een rapport op met daarin de door hem/haar gedane voorstellen.

Elke bemiddelingsovereenkomst die door de partijen wordt bereikt na bemiddeling door de mediator of door aanvaarding van een door de mediator geformuleerd bemiddelingsvoorstel, ondertekend door de partijen en/of hun advocaten (indien aangesteld), waarbij elk op basis van zijn of haar respectievelijke mandaat, indien van toepassing, ook de bijbehorende bevoegdheid tot bemiddeling en, indien van toepassing, tot incasso heeft, wanneer het verzoek om bemiddeling een voorwaarde voor ontvankelijkheid vormt, heeft de waarde van een uitvoerbare titel.

3. Aan het einde van de ADR-procedure stelt de mediator een rapport op waarin de uitkomst van de procedure wordt bevestigd. Dit rapport wordt eerst naar de uitgenodigde partij en vervolgens naar de verzoekende partij gestuurd, zodat zij het digitaal of via een andere geschikte elektronische methode kunnen ondertekenen, waarbij de authenticiteit ervan wordt gewaarborgd overeenkomstig de geldende wetgeving. Nadat de mediator het door de partijen digitaal ondertekende rapport heeft ontvangen, ondertekent hij het zelf ook digitaal, waarmee hij de juistheid van het rapport bevestigt, en archiveert of verzendt het naar het secretariaat. Het secretariaat stuurt vervolgens een kopie naar de partijen die aan de mediation hebben deelgenomen en voegt deze toe aan de processtukken.

Er wordt geen verslag over de uitkomst van de mediation verstuurd naar de partij die niet aan de mediation deelneemt, tenzij de verschuldigde kosten zijn betaald. Het niet accepteren van de uitnodiging tot deelname aan de mediation binnen vijftien dagen na ontvangst ervan, zal derhalve resulteren in een negatief verslag, uitsluitend ten gunste van de verzoekende partij.

4. De door de mediator opgestelde notulen mogen geen verwijzingen naar verklaringen van de partijen bevatten, tenzij zij hierom gezamenlijk verzoeken. In elk geval, bij een negatief verslag vanwege een gebrek aan overeenstemming tussen de partijen die daadwerkelijk aan de mediation deelnemen, kan de mediator naar eigen inzicht en zonder enige wettelijke verplichting aangeven welke partij verklaart de mediation niet te willen of te kunnen voortzetten en welke objectieve belemmeringen de voortzetting van de mediation in de weg staan. Indien een of beide partijen de notulen niet kunnen ondertekenen vanwege een technisch probleem of een andere oorzaak, zal de mediator de notulen digitaal ondertekenen en bevestigen dat deze zijn opgesteld in overeenstemming met de uitkomst van de procedure, waarbij in dat geval de redenen voor het niet kunnen ondertekenen worden gespecificeerd.

5. De partijen kunnen hun mening en beoordeling over de procedure kenbaar maken door het daarvoor bestemde formulier in te vullen en per post of e-mail te versturen. Dit formulier kan te allen tijde worden gedownload van de website van het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl: www.concordiaetius.it/modulistica.

6. Alle belastingkosten die voortvloeien uit de bereikte overeenkomst, zullen door de partijen worden gedragen.

Artikel 7 - Vertrouwelijkheid

De persoonsgegevens en informatie van deelnemers die voortvloeien uit of verband houden met mediation- of ADR-procedures, worden verwerkt in overeenstemming met de procedures zoals uiteengezet in artikel 4 van de Europese Gedragscode voor Mediators.

Het bemiddelingsproces is vertrouwelijk en niets wat tijdens persoonlijke ontmoetingen of afzonderlijke sessies wordt gezegd, mag worden opgenomen of in de notulen worden vastgelegd. Daarom moeten alle aanwezigen bij persoonlijke bemiddelingsgesprekken een specifieke verklaring ondertekenen.

De mediator, de partijen, het secretariaat en iedereen die op welke wijze dan ook bij de procedure betrokken is, mogen geen feiten of informatie die zij in verband met de mediationprocedure hebben verkregen aan derden bekendmaken en zijn gebonden aan de geheimhoudingsplicht met betrekking tot alles wat zij tijdens of als gevolg van de procedure hebben vernomen.

Met betrekking tot de verklaringen en informatie die tijdens de mediation zijn afgelegd en verkregen, is de mediator, in het geval van afzonderlijke sessies en tenzij de verklarende partij of de partij van wie de informatie afkomstig is daarmee instemt, eveneens gebonden aan geheimhouding jegens de andere partijen.

Verklaringen afgelegd of informatie verkregen tijdens het mediationproces mogen niet worden gebruikt in procedures die geheel of gedeeltelijk hetzelfde onderwerp hebben als het mediationproces, tenzij de betrokken partijen daar wederzijds mee instemmen. De partijen komen daarom overeen het voorgaande niet te gebruiken in een andere of afwijkende context – inclusief rechtszaken of arbitrage – en de mediator, zijn/haar assistent, medewerkers van het secretariaat, het hoofd van de organisatie (of zijn/haar afgevaardigden bij de geaccrediteerde nevenvestigingen) of iemand anders die bij het proces betrokken is, niet als getuige op te roepen met betrekking tot feiten en omstandigheden waarvan zij tijdens het proces kennis hebben genomen.

Artikel 8 – Slotbepalingen

Het bemiddelingsorgaan Concordia et Ius srl kan, overeenkomstig artikel 8 van decreet nr. 150 van 24 oktober 2023 en in overeenstemming met artikel 141-bis, lid 2, van het Consumentenwetboek, behalve om gerechtvaardigde redenen, bemiddeling niet weigeren.

Overeenkomstig artikel 9 van decreet nr. 150 van 24 oktober 2023 moet, te beginnen in het tweede jaar van inschrijving in de speciale sectie van het register, elke twee jaar, uiterlijk 28 februari van het jaar volgend op het verstrijken van de tweejarige periode, de volgende informatie aan de registerbeheerder worden verzonden:

● a) het aantal ontvangen aanvragen en de soorten geschillen waarop deze betrekking hebben;

● b) het percentage procedures dat werd onderbroken voordat het resultaat werd bereikt;

● c) de gemiddelde tijd die nodig is voor de afhandeling van de behandelde geschillen;

● d) het percentage naleving, indien bekend, van de resultaten van de ADR-procedures;

● e) eventuele systematische of significante problemen die zich frequent voordoen en leiden tot geschillen tussen consumenten en professionals, eventueel vergezeld van aanbevelingen over hoe soortgelijke problemen in de toekomst kunnen worden voorkomen of opgelost;

● f) waar relevant, de evaluatie van de effectiviteit van de samenwerking binnen netwerken van ADR-entiteiten die de oplossing van grensoverschrijdende geschillen vergemakkelijken;

● g) indien voorzien ten tijde van de registratie, de opleiding die het ADR-orgaan aan zijn bemiddelaars heeft gegeven, met volledige vermelding van de gevolgde cursussen gedurende de periode van twee jaar;

● h) de evaluatie van de effectiviteit van de door de organisatie aangeboden ADR-procedure en van eventuele manieren om deze te verbeteren.