1. La Segreteria Amministrativa è composta da due persone scelte dal Consiglio Direttivo ed è ubicata presso la Sede legale e operativa principale dell’Organismo, in via G. Sciuti, n. 164 a Palermo 90144 – (PA).
  2. La Segreteria Amministrativa cura l’espletamento dei servizi amministrativi e logistici indispensabili per lo svolgimento dei servizio di Mediazione e coadiuva tutte le attività del Consiglio Direttivo. In generale i compiti attribuiti al personale addetto a compiti di segreteria dell’organismo sono: tenuta del registro, verifica della conformità della domanda di mediazione ai requisiti formali previsti dal regolamento, formazione del fascicolo del procedimento, comunicazione al Mediatore dell’avvenuta designazione, ricezione dell’accettazione dell’incarico del Mediatore, comunicazione alla Parte del nominativo del Mediatore, della data e del luogo dell’incontro, consegna alla Parte istante della ricevuta dell’avvenuto deposito della domanda di Mediazione, e tenuta ordinata degli atti per almeno un triennio.
  3. La Segreteria Amministrativa è a disposizione degli utenti per fornire loro assistenza e ogni chiarimento o informazione utile al fine di agevolare l’accesso alle procedure di Mediazione e durante le fasi di svolgimento del procedimento e, pertanto, gli addetti allo sportello di Mediazione devono essere ed apparire imparziali, non entrare nel merito della controversia e non svolgere attività di consulenza giuridica o di Mediazione.
  4. La Segreteria Amministrativa rilascia l’attestazione relativa alla data di presentazione della domanda di mediazione, al numero di protocollo individuale della domanda, alla comunicazione della risposta o mancata risposta di controparte e, su richiesta del soggetto interessato, attesta l’avvenuto decorso del termine previsto per la conclusione del tentativo di Mediazione.

 In particolare, la Segreteria Amministrativa:

a) tiene rapporti con il pubblico, spiega in cosa consiste la Mediazione in generale, consegnando preventivamente copia del Regolamento e del Tariffario a chiunque ne faccia richiesta;

b) riceve la domanda di mediazione dalla Parte invitante o invitanti, attestandone la data di deposito e provvedendo ad inoltrarla alla Parte Invitata o Invitate con ogni mezzo ritenuto idoneo;

c) riceve attraverso la materiale consegna o altra forma informatica la comunicazione di accettazione o di rifiuto della procedura di Mediazione da parte del destinatario o dei destinatari della domanda;

d) cura, eventualmente e solo su richiesta delle Parti, l’istruttoria preliminare in ordine alla controversia segnalata, raccogliendo ogni informazione e documentazione che possa essere utile nella seduta di Conciliazione;

e) invia e riceve tutte le comunicazioni necessarie alle Parti e al Mediatore nel corso della procedura;

f) assicura la disponibilità di locali idonei e riservati per le gli incontri di programmazione e di Mediazione all’interno della Sede dell’Organismo di Mediazione, sia in caso di Sede principale, sia in caso di Sede locale;

g) conserva il fascicolo d’ufficio contenente l’intera documentazione relativa ad ogni procedura di Mediazione;

h) cura puntualmente la tenuta di un registro degli affari di Conciliazione trattati;

i) intrattiene con il Consiglio Direttivo i rapporti con il Ministero della Giustizia e delle Attività Produttive.

 Nel registro degli affari di Mediazione di cui al precedente  comma e) lett. h), sono annotati, con numero d’ordine progressivo, i dati identificativi delle Parti, l’oggetto e il valore della controversia, il Mediatore o i componenti della Commissione di Mediazione designati, la durata del procedimento ed il relativo esito.

La direzione ed il coordinamento di tali attività sono effettuate sotto la guida ed il controllo del Segretario Generale.